Na fase inicial do projeto, também conhecida como fase conceitual, temos a identificação de necessidades do cliente, o estabelecimento da viabilidade técnica, a busca por alternativas tecnológicas, preparação das propostas, desenvolvimento de orçamentos, os cronogramas iniciais e a nomeação da equipe, entre outras atividades. Nessa etapa, uma questão importante é interagir com o cliente para conhecer suas expectativas e combinar como serão tratadas as trocas de informações sobre o projeto. A comunicação adequada entre as partes envolvidas no projeto é fator fundamental para seu sucesso e exige o uso de instrumentos adequados. Neste momento, é fundamental cuidar tanto da distribuição de informações sobre o andamento do projeto e de seus resultados, como garantir que houve comunicação efetiva entre os envolvidos.
Um projeto pode estar condenado ao fracasso mesmo antes de ser iniciado se não resultar em vantagens e melhorias práticas para as aplicações a que se destina. Afinal, o cliente espera soluções, de preferência econômicas, para seus problemas e não apenas paliativos. Na vida real, a grande maioria dos projetos enfrenta a situação de ter mais oportunidades de gastar os recursos disponíveis do que recursos disponíveis para gastar. Por esse motivo, a utilização dos recursos deve ser cuidadosamente planejada, junto com o cliente, a fim de que se possam avaliar as vantagens e os benefícios obtidos sobre os custos.
Os procedimentos para a execução do projeto são sistematizados e devem surgir de uma visão estratégica e objetiva da realidade do cliente, assim como a organização e coordenação das ações a serem desencadeadas.
